Privacy beleid WZV Waterproof

De Waterpolo en Zwem Vereniging Waterproof (Hierna genoemd Waterproof) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit beleidsstuk willen we op een heldere en transparante wijze inzage geven in hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Waterproof houdt zich in altijd aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarom zorgen wij er voor dat;

  • Uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het doel en de specifieke persoonsgegevens zijn beschreven in dit beleidsstuk
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen wij u om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; -
  • Geven wij geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Zijn wij op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, willen wij u hierop wijzen en deze respecteren.

Als Waterproof zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Waterproof verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden, waaronder het innen van contributie;
  • Aanmeldingen en registratie bij KNZB voor competitieleden en verenigingsfunctionarissen.
  • Communicatie over zaken aangaande het lidmaatschap en/of uitnodigingen voor wedstrijden en/of andere verenigingsaangelegenheden; -
  • Het kunnen laten beoefenen van de zwemsport binnen de zwembaden waar Waterproof gebruik van maakt.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het aangaan van het lidmaatschap middels een aanmeldingsformulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Waterpoof de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • (Mobiel) Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Kopie ID
  • Bankgegevens (IBAN en BIC);
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Lidsoort
  • Startnummer
  • Start datum lid
  • Opzeggingsdatum

Uw persoonsgegevens worden door Waterproof opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap, daarna 16 maanden voor afhandeling en eventuele heractivering.

Daarna alleen de noodzakelijke informatie in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers en medewerkers

Persoonsgegevens van vrijwilligers en medewerkers worden door Waterproof verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan een vrijwilligers- of arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De vrijwilligers- of arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Waterproof de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Waterproof opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft, daarna noodzakelijke informatie nog 24 maanden in de personeelsadministratie. Daarnaast alleen noodzakelijke informatie in de financiële en salaris administratie.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van toegang tot het zwembad;
  • Het innen van onze achterstallige betalingen;
  • Het verzorgen van inschrijvingen bij competitie en vriendschappelijke wedstrijden;
  • De hosting van onze website.
  • Het organiseren van evenementen waar wij aan deelnemen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Waterproof bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Waterproof van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij laten back-ups maken van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Jeugdleden

Een groot gedeelte van de leden van Waterproof zijn onder de 16 jaar. Volgens de AVG dient hun ouder/verzorger toestemming te geven voor het verwerken van persoonsgegevens en het onderschrijven van de Privacy Policy. Dit doen de ouders/verzorgers reeds via het aanmeldformulier. Zodra de kinderen de leeftijd van 16 jaar hebben bereikt zullen zij echter zelf toestemming moeten geven. Zij ontvangen hiertoe een mutatieformulier om in te leveren.

Regels voor het maken van foto’s, films en geluidsopnames

Om de privacy van onze leden en vrijwilligers te beschermen, zijn er regels voor het maken van foto’s, films en geluidsopnames. Onderstaande regels gelden voor eigen leden en bezoekers aan onze trainingen.

  • U mag foto- of filmopnames maken van uzelf in het zwembad, maar er mogen geen andere leden of vrijwilligers herkenbaar te zien of te horen zijn.
  • Het is niet toegestaan om tijdens trainingen foto- of filmopnames van anderen te maken. Wilt u toch een opname maken van iemand anders? -Vraag dan vooraf toestemming aan diegene én aan de aanwezige trainer. Vertel er ook bij wat u met de foto of film wilt doen.
  • Als iemand niet in staat is om toestemming te geven, mag u géén foto- of filmopnames van die persoon maken. Óók van kinderen mag u zonder toestemming geen foto- of filmopnames maken. Dit in overeenstemming met de huisregels van het zwembad in Maastricht.
  • Wilt u een foto of film bijvoorbeeld delen via social media? Zorg altijd dat er geen andere mensen op de achtergrond van uw foto / film zichtbaar zijn.
  • Het gebruik van verborgen camera’s is tevens niet toegestaan.

Waterproof heeft middels haar Algemene Voorwaarden (waarvoor getekend wordt bij aanmelding) toestemming gekregen van haar leden tot het maken en publiceren van foto’s.

Bij wedstrijden en activiteiten kunnen bovenstaande regels minder streng worden gehandhaafd; desondanks stelt de AVG dat dergelijke activiteiten geen verschil maken in het vragen naar toestemming.

Regels voor het gebruik van social media

Uiteraard mag u via social media laten weten wat u van Waterproof vindt. Graag zelfs! U mag echter niet zomaar foto’s of filmpjes die u in het zwembad hebt gemaakt op social media zetten.

Bij het gebruik van social media gelden de volgende regels:

  • Vraag altijd vooraf, met inachtneming van de bovenstaande regels voor het maken van foto’s, films en geluidsopnames, toestemming aan de persoon die u wilt fotograferen of filmen. Vertel er ook bij wat u met de foto of een film wilt doen.
  • Ga er respectvol mee om wanneer iemand na plaatsing van een foto of film verzoekt om deze te verwijderen.
  • Wees bewust van het karakter van social media. Als iets op internet staat, is het bijna onmogelijk om het ooit weer helemaal te verwijderen.
  • Doe niets op social media wat u, andere leden of bezoekers van/bij Waterproof kan schaden.

Als Waterproof kunnen wij niet verantwoordelijk gehouden worden voor uitingen en gedrag op social media door en over leden, vrijwilligs en verenigingsfunctionarissen. Desondanks willen wij u vragen om ten allertijd respectvol en fatsoenlijk te gedragen en te uiten op social media en internet door en over leden, vrijwilligs en verenigingsfunctionarissen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in bij het bestuur van Waterproof via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of mondeling bij een van de bestuurders, volgens de geldende klachtenprocedure. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Dit mailadres wordt beheerd door de secretaris en de waterpolo secretaris. Alle vragen en klachten die omtrent de privacy beleidsstuk binnen komen worden binnen het bestuur besproken. Daarnaast zijn de bestuursleden ten allertijd beschikbaar voor klachten of vragen.